Die Vorteile der mobilen, webbasierten Zeiterfassung mit ALMAS INDUSTRIES

Möchten Sie in Ihrem Unternehmen ein System zur Erfassung von Arbeitszeiten etablieren oder Ihr bestehendes System durch eine neue, bessere Methode austauschen? Dann haben Sie die Wahl zwischen verschiedenen Varianten. In diesem Beitrag lesen Sie, welche Möglichkeiten es gibt und wo jeweils Vor- und Nachteile liegen.

Welche Formen der Zeiterfassung gibt es?

Grundlegend unterschiedet man zunächst zwischen zwei Hauptformen der Arbeitszeiterfassung, nämlich der analogen Zeiterfassung und der elektronischen Zeiterfassung an einem Terminal.

Der Stundenzettel

Die traditionellste Form, für die es vor dem digitalen Wandel auch keine wirkliche Alternative gab, ist der Stundenzettel. Die Funktionsweise ist denkbar simpel: Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter tragen hierbei in ein Formular die Zeiten von Arbeitsbeginn und Arbeitsende sowie von Pausen ein. Diese Form kann manuell mit Stift und Papier, aber auch am Computer umgesetzt werden. Doch auch ein elektronischer Stundenzettel ist nicht an ein übergreifendes Software-System gebunden. Die Zeiten können jederzeit eingetragen, nachgetragen oder verändert werden.

Vorarbeiter bestätigen in der Regel die Richtigkeit der Angaben durch eine Unterschrift, und in einem festgelegten Rhythmus werden die ausgefüllten Stundenzettel dann bei dem Vorgesetzten eingereicht.

Festinstallierte Hardware

Bei dieser Variante registrieren sich Mitarbeiter an festinstallierten Terminals per Chipkarte oder Ähnlichem, sobald sie ihre Arbeit antreten, sie unterbrechen oder beenden. Diese Hardware-Lösungen sind an eine Software gekoppelt, die der Personalverwaltung übersichtlich alle Arbeits- und Unterbrechungszeiten zur Verfügung stellt. Auch Mitarbeiter selbst können in der Regel stets einsehen, wie viele Stunden sie jeweils geleistet haben.

Vor- und Nachteile dieser Zeiterfassungsmethoden

Die Vorteile von klassischen Stundenzetteln liegen wohl schnell auf der Hand: Diese Form der Zeiterfassung scheint mit Blick auf die Kosten wohl kaum zu übertreffen, doch die Nachteile überwiegen hier eindeutig und überschatten den Vorteil sogar: Bei der Erfassung von Arbeits- und Unterbrechungszeiten per Stundenzettel kann vergleichsweise einfach getäuscht werden. Manuell können die eingetragenen Zeiten im Grunde jederzeit verändert werden. Die Richtigkeit der Angaben ist mit dieser Methode ebenso wenig zuverlässig, da auch Kollegen oder Vorarbeiter nicht immer mitbekommen oder sich merken, wann ein Angestellter zum Dienst antritt, Pausen macht oder die Schicht beendet. Nicht zuletzt entsteht ein sehr hoher Organisations- und Verwaltungsaufwand für Personalabteilung und Buchhaltung: Die Angaben müssen manuell in das IT-System übertragen werden. Die Arbeitszeiten lassen sich nur mit zeitlicher Verzögerung (nach monatlicher oder wöchentlicher Abgabe der Stundenzettel) auswerten. Zusammengefasst heißt das, dass Stundenzettel nur an einem Ende einfach zu handhaben sind, spätestens in der Personalverwaltung jedoch entsteht ein sehr hoher Aufwand, nämlich zeitlich und dadurch auch mit Blick auf die Kosten.

Ein elektronisches Zeiterfassungssystem am Terminal ist sicherer, zeit- und aufwandsparender. Dennoch gerät diese Form der Zeiterfassung an ihre Grenzen, nämlich genau dann, wenn Angestellte nicht direkt im Firmengebäude arbeiten, sondern im Außendienst oder im Homeoffice tätig sind. Ein weiterer Nachteil besteht zudem darin, dass Chipkarten übertragen werden können. So besteht strenggenommen die Möglichkeit, dass Mitarbeiter für andere Kollegen „einchecken“.

Eine Lösung, die alle Nachteile aushebelt: moderne Zeiterfassung mit ALMAS INDUSTRIES

Wie Sie sehen, gibt es bei beiden Varianten Nachteile, weshalb sie für viele Unternehmen nicht zufriedenstellend sind. Heutzutage gibt es aber noch eine dritte Methode der Arbeitszeiterfassung, die in Sachen Sicherheit, Effizienz und Flexibilität höchste Ansprüche erfüllt.

Mobile, webbasierte Zeiterfassung

Hierbei handelt es sich um die modernste und auch innovativste Form der Arbeitszeiterfassung. Auch hier gibt es ein fest installiertes Terminal und eine dazugehörige Software. Doch in dem Fall ist das Zeiterfassungssystem noch um ein wesentliches Element erweitert, nämlich um eine mobile Komponente. So können Angestellte von überall aus ihre Arbeitszeiten auf mobilen Endgeräten, privaten PCs oder Remote-Laptops dokumentieren.

Biometrische Zeiterfassung mit ALMAS INDUSTRIES

Die ALMAS INDUSTRIES AG, ein Sicherheitsunternehmen mit Hauptsitz in Mannheim, bietet mit OPTIMA Time ein solches innovatives Zeiterfassungssystem, mit dem bereits zahlreiche Betriebe auch international ausgesprochen gute Erfahrungen machen. Da Mitarbeiter sich bei OPTIMA Time mittels biometrischer Daten – wahlweise mit Gesichtserkennung oder Fingerabdruck – identifizieren, ist eine Manipulation der Zeiten für Arbeitsbeginn und -ende nahezu ausgeschlossen. Die innovative Software bietet Angestellten und Vorgesetzten zahlreiche zusätzliche Funktionen, wie zum Beispiel Urlaube verwalten, Meetings planen oder Berichte erstellen. OPTIMA Time ist zudem auch unterwegs nutzbar und hebt das Personalmanagement insgesamt auf ein neues Level.

Wie managen Sie die Arbeitszeiten in Ihrem Unternehmen? ALMAS INDUSTRIES bietet fortschrittliche und komfortable Lösungen. | Photo by Windows on Unsplash
Wie managen Sie die Arbeitszeiten in Ihrem Unternehmen? ALMAS INDUSTRIES bietet fortschrittliche und komfortable Lösungen. | Photo by Windows on Unsplash

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht.